《哈佛经理的时间管理》

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哈佛经理的时间管理- 第3节


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例如:用独奏乐器演奏的表现情感或思想旋律中,极度地排斥空间性,强调音乐所特有的“时间”。这一点是音乐中所特有的特殊类型。 

集中精神抽象思考。这个时候,思考在头脑中进行,已失去了面的空间,只是执拗地持续一条线,化成“时间线”。相反地,空间排斥时间的例子,可以举泡泡或火花。这些东西的美丽,就是空间排斥时间的瞬间之美。这如同昙花一现一样,永远存在的泡泡和火花,是没有人会认为它美丽的。 

绘画和照片也排斥时间,但并非绝对如此。因为优秀的画家和摄影师,在一幅画或一张照片中,可以深刻地显出时间性。 

4.时间和空间的相互关联 

首先,时间和空间的异质性。从时间这方面来说,时间第一是看不见、听不到、摸不着的;第二,空间具有可逆溯性,时间却是不可逆溯的。管理者现在可以自由地回到经过的道路,粘土造型也可以还原。但是,时间从过去到现在,直到未来,都是单方向的流动,这条时间线是无法逆溯的。 

其次,时间和空间的同质性。空间可以分割,这是谁都知道的。譬如一块土地(空间)配上住址,或绘成地图,或加上座标化等方法,所有的空间都有分割的可能性。时间方面有“时段”这个专有名词,时间可以分割成时段。进入电脑时代后,就有了分配时段的时间分割系统。 

人类生存的意义,是共同具备了时间性和空间性。也可以分割成时间和空间二种不同的意义。 

意识的时间面。所谓“意识流”就是“思考路线”,即时常有中断或被切断的情形。管理者能够自觉地中断意识流动,随时进入别的意念。 

意识的空间面。这种场合,意识第一成为大脑内部的荧幕,可以显现各种事物。显现就是分割自如。闭着眼睛,也可以浮现附近公园的全景,甚至一瞬间,可以将角落里的长椅背的裂缝的特写镜头浮现在脑海。 

印象是无限的。人们使用言语或记号,将无法统计的资料加以记忆、贮存,必要时可随时想起。这就是神经细胞和神经突出的接合部的效用。思考空间是由大脑生理机构支撑,并由此扩展开来。在这种情况下,资料是通过脑的皮质空间和边缘空间而广泛地分布着,而且已条理化。管理者从中把必要的资料记忆、活用。灵活的取出资料的过程,即人的思考活动。关于时间和空间的关系,还会加上人类的判断和行为,进行人为地选择。选择常常需牺牲一方的利益。例如,为了建设高速运输系统而破坏自然,就是牺牲空间而优先考虑时间。但是,相反地,牺牲时间选择空间的例子如,垄断交通举行祭典或不乘高速运输系统,改搭行车速度缓慢的公交车,享受悠闲的旅行雅兴的例子,就是这种情形。 

当然,也有时间和空间共存的情形。例如,北京的街道,就是历史(时间)和现代都市空间的调和与共存的产物;另一方面,历史性价值很高的建筑物和街道,由于都市大开发等理由而遭破坏的例子也同样存在。 

5.控制得当者获胜 

探讨有关时间和空间问题的同时,还有一件绝不可遗漏的事情,这就是“间”的问题。间就是“空白、间隔、休止、距离的任何一个或全部”。在此列举的每一个都是含有时间性和空间性的概念。 

例如,书中的某一页,是由文字图片和白纸构成的,而这个底纸,就是空间性的空白。另外,管理者想正确地回忆起过去体验的时候,常常会发生细节记忆缺漏的现象,这就是意识(思考)中的时间性空白。对于休止、空间性来说,就好比是楼梯的出入口、或车站月台或置于道旁的长椅一般的东西;就时间性来说,文字,就是音乐的休止符。“间隔”一词,也被用来分开空间和时间两种情形而使用的(英语的interval是时间概念),相对近在眼前“间隙”这一词,语意虽近似,但明显地倾向空间这一方面,很少用于时间方面。就“距离”来说,除了物理学空间的距离以外,也可以用在时间的距离,即存在心理的距离。即使近在眼前,但心里却有咫尺天涯相隔遥远的感觉。相反,也有相隔遥远,却心有灵犀一点通的朋友。 

6.明白“间”的本质和价值 

管理者做应进一步的分析,把它的功用明确化。 

第一,管理者使用在空间和时间上,管理者就是结合时间和空间的“通路”。 

这种功用是不可否定的。例如,历史性事件,若没有经过一定的时间,要正确地认清本质是困难的。如此可知,空间和时间之间的交通、传达,变成可能,这就是间的作用。 

第二,间是空间和时间的变换装置。尽管空间和时间之间有魔术一般的变换关系。但是,间是这个变换装置之一,这是一点也不含糊的。例如,无论多么好的朋友,如果相隔得太远,感觉就会开始疏远。物理性的距离,会由空间性的间,转换成心理性、时间性的距离。相反地,时间变换成空间,可以由铀和雷等放射性物质的半衰期为例。镭的放射半衰期是1622年。半衰期就是时间性的间。镭便是根据时间性的间,每1622年就将放射能量减半。也就是它变换成空间性的特征。 

第三,间也有虚无和否定以及消极性的情形,但是,相反的积极性意义和实际效用也有。就价值论来说,间是没价值性的,但它可以产生出很大的价值。和对方谈话或工作上的交涉,间是不允许存在的,要赶紧消除才好。这时候,管理者就有负面的价值了。相对地,无论怎样的言词都能制止的沉默也有,此时,沉默就是间,是有千金难买。间隔和休止的价值,在音乐上,格外地大。即使相同的音符,在音变长后随时插入休止符,曲调就会全然不同。间隔和休止符会改变将曲调的旋律,甚至创作出新曲。关于间的本质探讨,要视人类的智慧和应用方法而定,换一句话说,就是由“实际的战略”来决定间的价值。 

  

时间的管理  
  

因为时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性,所以在各种经济资源中,时间最不为一般管理者所理解。也许正因为如此,时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍,也更为严重。 

所谓时间的浪费,指对实现目标毫无贡献或贡献的时间消耗。“时间管理”所探索的是如何克服时间浪费,以便有效地完成既定目标。特别提醒管理者注意的是,“时间管理”并不是指以时间为对象而进行的管理。由于时间总是按着一定的速率光临,并且按照同一速率消失,所以时间本身是无管理的。“时间管理”的正确涵义应该是面对时间而进行“自管理者管理”。管理者究竟应该如何面对时间而进行自管理者管理,以便克服时间的浪费呢?管理者认为可以从以下两个途径入手: 

(1)建立正确的时间观念; 

(2)培养克服时间误区的技能。 

  

有碍时间管理的四种观念  
  

一般人在与不同的环境、不同的年纪、不同的心绪下,对时间可能会保持不同的看法。这些看法之间往往是相互矛盾的。例如管理者有时认为“光阴似箭,日月如梭”,有时则认为“时间象蜗牛一样地爬行”,甚至有时更认为“时间处于静止状态”。再如当管理者需要料理的事情太多时,管理者总是感到“时间不够支配”,但是当管理者无所事事时,管理者又感到“不知如何消磨时间”。由此可知,一般人对时间的态度是极为主观的。在各种时间观念之中,有四种观念特别不利于时间的有效运用。它们是: 

(1)视时间为主宰; 

(2)视时间为敌人; 

(3)视时间为神秘物; 

(4)视时间为奴隶。 

  

视时间为主宰的人:重形式而不重实质  
  

视时间为主宰的人,将一切责任交托在时间手中。对这种人来说,它被当作一种信念。这种人深信“这只是时间问题”、“ 岁月不饶人”、“时间是最好的试金石”这一类的说法。在这种人心目中,时间犹如驾驶员,而他们则好象乘客! 

视时间为主宰的人的一个主要行为特征,便是重形式而不重实质。下面是一些具体实例: 

尽管他们有时需要更多的休息,但有些人每天总是在同一时间起床,尽管他们有时在那个时间并不感到饥饿。但是有些人每天总是在同一时间进餐。 

有些人总是恪守固定的时间办事而不愿稍作变动。例如管理者在下班时,虽然次一班6∶05分的班车不愁没有座位,但是他们总是超5∶45分那趟拥挤不堪的班车。 

有些管理者总是以时间为行为准则而忽视其它一切。例如长途电话的通话时间一超过三分钟,则令管理者感到极度不安,虽然增加的通话时间可以节省几天的旅途奔波或是代替冗长的会议。 

视时间为主宰的人虽然重形式而不重实质,但这并不意味他们一定喜爱形式。管理者有时也会违背形式的要求,但管理者不敢公然违背,而只是以“自欺欺人”的方式逃避。例如管理者常听某些人说“偷得浮生半日闲”。言下之意为: 

(1)他们不应当在忙忙碌碌的工作中偷闲; 

(2)他们想偷闲,而且无论如何都要偷闲; 

(3)他们期望能避免罪恶感或良心的谴责。 

视时间为主宰的人并不面临“选择”的困扰,他们生活得颇为潇洒,因为他们只需听从时间的指挥而无需费脑筋。他们最大的缺点在于无条件的向时间屈服,以致不能善用时间,发掘生命过程中无穷的机会更无从谈起。 

  

视时间为敌人的人:重效率而不重效能  
  

视时间为敌人的人,经常将时间当作超越与打击的对象。这种人的行为特征为: 

(1)自管理者设定难以完成的时限,以便“打破记录”或“刷新纪录”。例如这种人开车上班, 喜欢寻找捷径,以便创造纪录;对这种人来说,节省下来的一点时间好象能积蓄下来似的。 

(2)在任何约定时间的场合,因早到而感到“胜利”、因迟到而感到“沮丧”。这种“胜利”或“沮丧”的感觉,是针对时间的早晚而产生,并非针对时间的早晚所导致的后果而产生的。例如有些人开会总是早到,则令早到的便是等候其他与会者的来临。仍有一些人因约会时迟到一、两分钟而感到沮丧,他们却是因自己与时间打输了一场仗而感到沮丧。 

视时间为敌人的人一个最大的长处,便是洋溢着突破障碍的竞争精神。但与时间竞赛的人,是终究注定要失败的。其次,当一个人的心理经常处于竞争状态,他将难以充分体会经验、成就或喜乐。管理者也将难以生活在现在,因为他的心摆在了下一场的战斗上。管理者视时间为敌人,就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一种“投入——产出”的概念。当管理者能以较少的“投入”获得同等的“产出”,或是以同等的“投入”获得较多的“产出”,甚至以较少的“投入”获得较多的“产出”时,则被视为富有效率。 

自从泰勒于上世纪前倡导“科学管理”以来,效率的概念不但已经家喻户晓,而且逐渐成为鉴定好坏与判别对错的价值尺度,甚至在若干场合中还被当作一种追求的目标!效率之所以受
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