《放开自己》

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放开自己- 第6节


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  第一, 自我盘点。     
  生命就像是三张财务管理报表,有损有益,有资产有负债。仔细盘点一下,可以拥有的实在不多。可是相对的,生活所需要的,也并不多。找一张纸,把实际需要的都写下来;然后清点你所有的,按80/20法则进行归类,那么就很容易看得出来,哪些才是最核心的需求。     
  第二, 面对需求。     
  人的四大需求是:关联需求,人和人必须接触;归属需求,人必须依附团体;亲和需求,害怕时需要别人;接触需求,人需要经常与其他人接触,就算最基本的接触也好。明白了这些需求,就知道我们为什么有时候会感到害怕。害怕的时候要去找什么?找的就是其他的人或团体的慰藉。找到他们做什么?当然是帮助你驱除心里害怕的事情。哪些人能提供帮助?当然是四周的朋友,如果他们是顾问、医生、心理治疗师,当然就更有帮助。     
  第三, 舍弃琐碎。     
  除去核心需求,剩下的80%,就是琐碎。用白话说,琐碎是杂物和杂念。重新整理四周的环境,无论是工作或家庭场所,看看哪些东西多余可以捐送,哪些可能买来至今没用过,哪些可以找出再利用。清理不是一件简单无意义的工作,而是一件回顾和检讨性的工作。有了多余的空间,就有多余的资源可以利用。杂念的剔除,需要净心修炼,可以利用各种方式,如运动、自省、自修等。     
  第四, 跟上时代。     
  时代是什么,并不难知道。活在这个时代,却跟不上时代进步的大有人在。东方人比较崇尚中庸之道,强调“过犹不及”,认为保持中庸是最好的。但“前进”“后退”不是选择题,而是判断题。竞争在危机时才最现实。被淘汰的人,就是没有竞争力的落伍者。安逸舒适就是落伍,能保持不落伍极为困难,完全依靠个人的艰苦学习。基层主管的时间管理   
  上班族在工作了两三年之后,可能会由一个基层人员升迁为基层主管,这时候很明显地,就会感觉到时间愈来愈不够用。     
  原因之一是,你必须管人,这需要花掉很多时间来沟通,不再是单兵作业;之二是,你要参加很多日常性会议,这些非自主事件又占据你许多时间,使你有“人在江湖、身不由己”的感慨。     
  基本上,这就需要使用所谓的“第二代时间管理”。第一代时间管理,就是忙的时候怕忘记一些琐事,急忙用纸片记录下来,有空就去做,可以说是“备忘录时代”的时间管理,也就是基层人员的时间管理。当了基层主管后,就会使用第二代时间管理方法,即“日历簿时代”的时间管理。     
  “日历簿时代”的时间管理,顾名思义就是要将时间安排好,用日历簿记录下来。有许多传授时间管理的课程,都会给学员发一本特别精致的时间管理簿,就是给基层主管排定时间表用的。这种日历簿,正式名称应该叫做“约会记事簿”,里面已经印好每天早、午、晚的时段,以便使用者可以直接填写当天的所有工作,每个时段空格很大,使用者可以同时填入该时段工作的成果或心得。     
  许多人认为自己把时间安排得很恰当,却忙得团团转,那是因为弹性时间留得太少,每个约会之间没有足够的空隙,所以没有转圜的余地。这种基层主管每天像是救火队员,焦头烂额地忙于应付各种事情,好像很敬业,却无法得到进一步升迁的机会。     
  基层主管所面临的课题,大体上有两个:第一,学习待人,也就是沟通;第二,学习聆听,也就是了解问题。基层主管在现代管理中扮演着举足轻重的角色。因为他要面对基层同仁及一般客户,需要快速找寻及反映第一线的需要。由于这些事情24小时都存在,无形中也使他必须随时枕戈待旦。基层主管的时间管理,因此要涵盖下列几个要点:     
  第一,耐心聆听基层同仁的声音,找出问题的根源。     
  “聆听”是一门艺术。只有“听”才能找出问题的根源,问题通常埋在事实以下,不会自己暴露出来。不断地听,不断地问,才能水落石出,找到问题真正的关键所在。     
  第二,搜集各项工作现场所发生的问题如实报告。     
  基层主管有义务找出事实的真相,他可以如实地禀告上司,并且提出改善的方法,这就是反映。许多人的反映都采用口头的说明,事实上,除了口头报告之外,更重要的是要用书面报告,也就是要有每日记录、每周报告的习惯。因为,顶头上司还有其他重要的工作,所以将问题汇报给他,使他随时了解进度和问题所在,这才是真正的重点。     
  第三,发现问题立刻寻求解决的办法,自己无法解决则向主管说明情况。     
  这里的问题是指立刻需要有答案的问题,比如,有顾客投诉,要求赔偿;又如工作现场发生状况,停工待料;或是同仁闹事、权益纠纷。这一类的事,不能拖延,以防止事态扩大,所以就得快速提呈主管,以便找到解决之道。     
  第四,想办法将高层主管的命令忠实传达。     
  基层主管的另一项任务,就是要“忠实传达”。“传达”并不是一件简单的事,大部分的人,都喜欢加油添醋,把自己的意见和想法,加入原有的命令里,这是一件极不正确的举动。可惜很多主管却用自己的意思解释上级的命令,使得上情不能下达,或者上情被严重曲解了,如果穿凿附会,那就更糟。     
  第五,避免杂乱无章的工作环境,耽误工作上的时机。     
  基层主管在自己的工作环境里,必须以身作则,使得环境有秩序、整洁。许多上班族会把上班地点当做自己家一样,东西随处乱放,这都要靠基层主管纠正及指导。空间及时间是一体之两面,都是成本,杂乱无章使得效率降低,没有回转的空间,就不会有时间。     
  第六,绝不拖延问题,以免造成更大的危机。     
  “拖延”是一种习惯,往往在拖延下,造成危机。拖延的原因很多,一般而言都是上级没有指示,下级不知如何是好,或者时间紧迫,无法妥善处理,干脆不做。然而,这是工作中不可避免的,也是基层主管必须克服的,绝不能说上级没有指示,或者时间不够,就不知道该如何是好。基层主管一方面要锲而不舍地向上级说明事情的严重性,另一方面要谋求解决的方法。         
虹桥书吧。  
第15节:引子二(2)       
  第七,处理日常例行性工作尽量遵守时间管理的原则。     
  例如电话管理,文件、档案管理,沟通与时间管理等,乃是基本功夫。处理日常行政工作,只有靠扎实的基础功夫,处理问题时才能得心应手。     
  第八,充分利用等候时间,完成日常拖延的事。     
  许多人是忙时太忙,闲时太闲,而自己没有感觉到。我们应该训练自己,随时都有事情做,随时都有空闲时间。所以一定要将工作“化整为零、化零为整”,这样才有弹性时间。     
  基层主管是企业的骨干,也是未来的领袖。及早学习处事的方法,做人的方法,很快就有晋升的一天。     
  仓库主管送来一张清单,张科长看了之后,不禁勃然大怒:短短一个月之内,IC板的零件少了200片,这显然是内部控制的问题。     
  张科长决定要彻底调查这件事,于是他召开了一次大规模的会议,把生产线上的员工全都叫来,着实教训了一顿,而且还说,要是被他抓到,不但开除,还要加倍赔偿公司的损失。     
  一个礼拜过去了,线索全无,600多作业员全都噤若寒蝉,绝口不提这件事。张科长于是决定,再做地毯式的搜索,亲自每天到各厂房日夜监看。     
  又过了两个礼拜,他叫仓库主管详细清点一次上回失踪的那种零件。经过双重盘点,张科长发现,不仅上个月丢的200片没找到,这个月,又少了50片。按照市价估算,前后两次的损失,加起来已经有上百万了。     
  更糟糕的是,夜以继日的调查使张科长几乎病倒了,精神体力的煎熬,使他苦不堪言,虽然顶头上司没有给他更大的压力,然而,他似乎要崩溃了。     
  解决方法:身为基层主管,首要的任务,就是和员工打成一片,而且要耐心聆听来自他们的“细小”声音,因为,问题永远隐藏在冰山底下,没有敏锐的耳,光有尖利的牙,是没有用的。     
  而有了问题之后,就要如实地向上级主管汇报,及早让他们知道未来可能发生的问题及可能造成的影响。在汇报问题时,当然也要连同解决方案一起提供给决策者作参考。     
  在上面这个案例中,问题也许并不发生在生产线,而是其他部门监守自盗,那就要扩大层面,请求高层领导支持全面清查。高层领导给予指示之后,基层主管就该将其命令忠实地传达,使得员工充分了解,有危机感,甚至自动组织调查小组来执行清查的工作。     
  大量零件无故失踪,很可能是工作现场比较混乱,有人浑水摸鱼,因此,基层主管必须时时注意建立工作场所的秩序,经常整理环境,避免工作死角,这样不但可以提高工作效率,还可以杜绝此类问题的发生。缓慢的步调或地毯式的搜查,未必是最恰当的策略。需要当机立断地解决,若是拖延时机,可能会造成更大的伤害和损失。     
  以时间的分配而言,基层主管在管理层面的工作,也就是指生产、控制、采购、领导、组织、计划、质量控制等,占30%;其他例行性工作,占70%。若是发生意外事件,则可能会将工作计划打乱,一般例行性工作最容易受影响。     
  因此,身为基层主管的张科长,除了要恢复正常的例行性工作外,应将这种情形迅速报知上级,否则问题一旦扩大,就愈发不能收拾了。     
  基层主管往往面对的是第一线的客户,以及第一线的基层人员,这么多琐碎的日常工作,难免会出错。情理法当中,基层主管的工作最重的是法治及规律。因此,拿捏事情的重点,应该以守法为第一优先。讲情讲理都是上层及中层主管的事,基层主管若是常常网开一面,反而不能够完成任务。换句话说,基层主管扮演“白脸”的机会,要比“红脸”的机会多。当一件事发生后,要快速处理或回报,否则很容易成为循环式危机,那就更得不偿失了。中层主管的时间管理     
  中层主管是公司的骨干,也是最难担当的重要职位,原因是,他必须作为最高领导与同仁的桥梁,有时需要表现,有时要很收敛。中层主管承上启下,工作非常重要,并且琐碎复杂,沟通与管理各占一半的时间,当然格外忙碌。如果不能注意时间管理,常会搞得精疲力竭。         
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第16节:引子二(3)       
  接下来这些经常遇见的问题,就可能是中层主管工作的要点,包括:     
  第一,确立书面的工作目标。     
  以往的工作习惯可能是 “想”目标,现在无论如何要练习“写下”目标。而且,目标要具体且可以衡量,要有时限,才能实现。     
  第二,编排工作的优先级。 
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