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高效秘密2：批量处理雷同工作
你必须回复25封电子邮件，或者打10个电话，或者写3个备忘录。你可以通过将任务汇总，并在自己的日程安排中设定出专门的时间段，一次性地全部处理它们。这样在一天中，你就会很容易地给自己节省出1个小时的时间来。
将普通的任务汇集起来，你就会变得更为高效。在你每天的任务清单中，将自己的任务分门别类，并且在自己的日程安排中分配特定的时间予以解决。
当你这样做时，一定要为自己留出一些时间。否则的话，日程排满，而没有休息将导致你筋疲力尽。伴随着你需要完成的各式各样的任务，你每天需要给自己5分钟、10分钟或15分钟的休息时间。
你可以享受一下阳光下的漫步，或者做一个猜字游戏，喝一杯咖啡。现在，我有三种自我消遣的方式。当我感到压力比较大时，我就坐进我放在办公室外面的椅子上，阅读信件以及其他的商业文件，同时享受一支很好的多米尼加富豪型雪茄。如果需要，我一般选择在游泳池旁与其他人进行闲谈（禁止吸烟）。当我工作压力不是特别大的时候，就抽一支烟，并读一首诗。
高效秘密3：用简单的方法控制你的时间表
你是不是经常带着最好的意愿开始一天的生活——计划工作日程，安排时间，突出重要的目标并发誓要坚持做到这些——却发现到中午时事情已经变得一团糟了呢？
你很难跟上时间的节奏。你埋头于工作中，当你下一次抬起头，时间已经过去了3个小时，而你甚至还没有完成原定任务的一半。
我通过一个煮蛋计时器解决了这个问题。它看起来就像一个传统的、上发条的钟，但实际上，它是用电池的。当我开始一个项目时，我为它分配定量的时间。当时间到了以后，计时器就以一种不断提高的嘟嘟响的声音提醒我。
我将计时器放置在离办公室很远的地方，以至于我不能够到它，也不能将它关掉。我不得不离开椅子，穿过屋子。然后，我没有立即返回到我的座位开始一项新的任务，我离开办公室进行为时一分钟的散步或者做一个伸展运动。这让我有一个短暂的休息时间，帮助我开始下一个项目。
另外的一个使用计时器帮助你控制日程安排的方法就是当某人走进你的办公室，并且说“我有一个小问题。能抽出一分钟吗？”，你说“当然”，并且将计时器设定为一分钟。
高效秘密4：对公司的会议进行控制
我完全赞同限制公司会议的数量。人们通常在每天的会议上浪费了太多的时间。这些会议通常会持续一两个小时，却不能给与会者带来任何有价值的东西。
不管你是否是会议的主持人，你都应该在参加会议之前有一个计划。你的计划应该包括一个详细而明确的个人议程（例如，“因为我与杰夫有一个关于新产品的协议，所以我必须离开会议”），以及如何达到那个目标的主意（例如，“我将同他进行简短的、有逻辑的争论——如果他不支持我的观点，我将提醒他他欠我的人情”）。
第二步 变得更加富有的计划如何确定重要的工作已经完成了？（3）
很明显，你不能够取消所有的会议。然而，你可以减少每周会议的数量，以及每次会议持续的时间。这样你就可以节省1个小时甚至更多的时间，用于那些更为高效的工作，促进你公司目标的实现，同时促进你个人的事业和个人目标的实现。
对于会议，最严重的挑战是能否按时开始，并且保持会议简短，切中主题。如果有人在10分钟后才姗姗到来，就会打断会议正常的进程，并且为了使他跟上会议的进度，还要浪费很多的时间。而且，更为糟糕的是，会议会因此而陷入僵局，并且消耗掉你1个小时甚至更多的时间而没有实现任何你设定的目标。
如果你发现每周的例会总是推迟开始的时间，而且持续的时间太长，你可以考虑这样尝试一下：选择在周一、周三、周四开10分钟的短会，而不是每个周开1个小时的长会。
如果每次会议只有10分钟，那么会议必须按时开始。你就会发现——正如我已经发现的那样——你已经做了更多的事情，因为你立即就开始注意那些最为重要的事情。你将每周节省1个半小时（1年3整天的时间）。而且迟到者很快就会学到守时的宝贵美德：因为会议只有10分钟的时间，所以没有时间将他们引入会议，因此他们将在自己的日程中安排按时到会——而且，下一次也会按时到会。
高效秘密5：将备忘录的内容压缩到一页
另一种简化你一天日程的方法，就是改变自己写作简单的商业文件的方式。写一个备忘录需要花费半个小时甚至更多的时间。通过缩短备忘录的长度，开门见山地阐述你的中心思想，你就可以将时间减半，并且双倍地增加你的信息的说服力和清晰度。
如果商业文件写得不很好，通常是因为出现了下面的问题：
1过于复杂。
2太令人糊涂了。
3太模糊了。
4不令人信服。
上面的四个问题都可以通过上文中所谈到的简单方法予以解决。
开门见山地提出自己的主要观点可以让读者准确地知道你正在谈论的问题，并且吸引读者继续读下去。如果你的论点是有力的（也就是说，你的观点对他们来说是有用的），这将立即吸引你的读者，并且激励他们认真阅读你在下文中所谈到内容。
文件越短，你就越需要更早地提出自己的主题句。下面是一些比较笼统的指导性意见：
·对于不超过500字的文件（大多数备忘录都是这样的长度），使第一句成为主旨句。
·对于500字~1500字长度的文件，让主旨句出现在第一段中。
·对于超过1500字的文件，在第一页中点出主旨句。
无论多长的文件，都没有在第一页以后点出主旨句的。
大多数的备忘录，一页（500字）以下是最合适的。掌握一页完成备忘录的方法是一种非常宝贵的商业技巧。这不仅会使你成为更有竞争力的交流者，而且会使你的思想更加敏锐。做到这一点的一种简单方法就是使用这种简单的、三部分的结构：（1）讲出问题；（2）进一步解释；（3）再讲一遍。
在你打第一个字之前，先问自己，“在这个问题上，我的底线是什么？”例如，如果你想写一个关于你们公司新预算的备忘录，你的想法可能是“我们的收入目标过于乐观了。”
如果你的想法不能通过那样一个简单的公开性文件表述出来，你就需要继续考虑，直到你有这样的一个想法。
将这一表述作为你的第一句话。然后，用页面剩余的大部分解释你这句话。不要过分解释，同样也不要解释不足。提供尽可能多的证据以证明你的观点。最后，做出总结，重新强调你的开篇观点。
高效秘密6：学习如何委派任务
当你知道没有其他人能够按照你做事的方式、你安排的时间表去完成一项工作时，那就很难分配任务。你是要处理问题的人，是能够回答问题、解释问题及解决问题的那个人。这是一件好事，也是一件坏事。说它是好事是因为它赋予你动力，帮助你实现自己的目标；但是它也是一件坏事，因为如果你不是足够细心，这项任务将压倒你。
除非你是公司中唯一的员工，不愿承担公司责任将大大削弱公司的实力。认为自己可以完成所有的工作是不明智的。它除了会使你变得疯狂之外，还会使你因为筋疲力尽而近于崩溃，而你的工作也会随之陷入困境。
在某些时候，你必须学会委派任务，否则你就会筋疲力尽。下面是一些帮助你选择合适的人完成任务并让他们充满自信的指导方针。
·确定你在哪方面需要帮助。看一下你每周的工作列表，注意那些你真正喜欢的并能从中获得享受的工作，这些工作可能是你不想放弃的；然后注意那些可以充分发挥你的能力的工作，这些是你也许不应该放弃的工作，剩下的就是那些你不喜欢或不十分擅长的工作。
·仔细地选择候选人。你不能随便找个人来帮助你，因为你委派了任务以后，那个人做事的方式就直接反映了你的水平。寻找那些对工作感兴趣，有能力做好这项工作或者愿意学习且有时间和动力完成这项任务的人。
·表明你的立场。将你想让别人完成的工作具体化并设定目标，制订指导原则，让他们知道你为什么选择他们以及他们如何工作才能使自己对公司的价值最大。让他们明白这些，对你们都有益处。
·做成一笔生意。对于某些人来说，一个握手就足够了。但是为了更安全起见，应该采用书面形式确定你们双方都理解将要做的事情。通知你的同事这个人现在有权做这项工作。
·继续执行。检查工作是否及时完成了。记住，如果完成工作的方法与你的不同，这并不意味着方法不当。保持开放的心态。如果真正出现了问题，提出来——但不要将问题针对特定的个人。
高效秘密7：雇用优秀人才
我的一个朋友和同事是员工招聘方面的专家。他雇用的第一个人——一名初级的市场营销助理——已经成长为一名世界级的专业营销人士，现在仍然为我的朋友工作。他们两人雇用了另一个超级销售人员，帮助他们在一年内实现了利润翻番。现在他们的公司中有四个人，却完成了通常需要八个人才能做好的工作。
第二步 变得更加富有的计划如何确定重要的工作已经完成了？（4）
雇用到优秀的人才很不容易，但是却值得花费时间和努力去做。下面是我学到的如何做到这一点的四件最为重要的事情：
1做出承诺。任何值得做的事情都值得做好。如果你只是花费了很少的一段时间，你不要期望自己能够雇用到优秀人才。我并不喜欢面试，因为我总是急着雇用第一印象好的人。这是一种错误的做法。
2关注正确的因素。智力是重要的，但是我把它排在了我看重的员工素质的第三位。我同意杰弗里·福克斯在他的书《如何成为一名伟大的老板》（亥伯龙出版社；2002）中说，寻找雇员的过程中最应看重的两个因素是态度和智力。
3避开缺陷。一般来说，你会认为候选人在应聘时的状态应该是最佳的。如果你发现有些事情似乎出了问题，不要忽视，尤其是如果它涉及对