成功有约-高效会计手册- 第20节

都担心自己的答复是否会贻笑大方或无意中得罪人。这四个阶段　

　　　　　的构思可能会花相当长的时间——譬如说十秒钟或更长——此时主席不　

应因担心会议出现“冷场”，而以话语打断答复者　

　　　　　的思维。为了填补发问与答复之间的时间空档，主席可在这段时间内将　

发出的问题扼要地写在黑板上或白纸上。这样做，一来可进一步澄清问题的　

内涵，二来可使答复者从容构思　

　　　　　答案。　

　　　　　12。主席对答复者的答复应表示竭诚的欢迎。主要可透　

　　　　　过身体语言　（例如：颔首、微笑）或口头语言（例如：嗯！是的！）　

　　　　　表示欢迎。可将答复者答复的重点扼要地写在黑板或白纸　

　　　　　上，表示欢迎。　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　五、会议结束要点　



　　　　　在所有的议案讨论完毕时，或是在预定的会议终止时间来临时，主席应　

适时地结束会议。主席在结束会议的时候最忌讳的是采取这一类方式：“时　

间差不多了，如果诸位再没有其它问题，我们就此打住。……好！散会。”　

以这类方式结束会议含有两种缺陷：　

　　　　　1。倘若与会者临时再提出问题，则可能会耽搁时间而使会议无法按原定　

的时间结束。　

　　　　　2。主席的说词给人的印象只是：他已机械式地完成了一件份内的事，而　

这件事对他来说好象并不重要。与会者因为有了这个印象，所以他们在离开　

会场之际，并不觉得这场会议有什么收获。　

　　　　　为了避免以上两种缺陷，主席应该在结束会议之前的几分钟，为整场会　

议作总结。在任何一场会议里，使与会者印象最深刻的，便是会议结束前几　

分钟所听到的话语。因此，主席应该善用这几分钟。主席的总结最好能够涵　

盖下列四项：　

　　　　　1。复述这次会议的目标。　

　　　　　2。总结这次会议所取得的成果。　

　　　　　3。多谢与会者参与（或在适当场合下，感谢他们的贡献或关注）。　

　　　　　4。必要的时候，宣布下一次会议的目标、时间及地点。　

　　　　　在上列总结性的陈述之后，与会者在离开会场之际，才会真正领受到成　

就感或贡献感。　

　　　　　会议结束后，主席的工作仍未结束。主席仍有四件事要办：　

　　　　　1。评估刚刚结束的会议，以作为改进未来会议的参考。主席在每一次会　

议结束后，都应该花几分钟时间，针对会议是否具实效而作自我评估。但是　

为了避免受主观意识所蒙蔽，主席可以偶尔在会议结束后以不记名式的问　

卷，让与会者评　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　估会议的成败；甚至主席也可以偶尔邀请观察　

员列席，以便对会议的成果作评估。尽管主席本人、与会者及观察员三方面　

的单独评估可能均含某一程度偏见，但三方面的综合评估则颇为中肯。因此，　

我们希望经常有机会充当会议主席的人，找个机会为自己所主持的会议作上　

述三方面的综合评估。　

　　　　　2。责成有关人员整理会议记录。会议记录至少能够发挥三种功能：第一，　

充作征信工具；第二，充作会议中决议事项追踪依据；第三，充作组织内部　

沟通信息的文件。为了使会议记录能充分地发挥上述的功能，他应该在会议　

结束后24小时之内——或至少在48小时之内，整理妥善并送达有关人员。　

会议记录则如能在这样的时限内送出，将可产生三种好处：第一，假如会议　

记录在内容上有商榷余地，则可即时改正，因为与会者在这个时候对会议经　

过仍然记忆犹新。第二，会议中如有后续的工作有待与会者办理，则会议记　

录可以发挥提醒及跟催作用。第三，既然会议记录能够在一两天之内送达有　

关人员手中，主席可以借此让只需要知道会议结果的那些人免于参加会议。　

　　　　　3。主席应适时追踪会议中决议事项的执行状况，以免“决而不行、行而　

无效”。　

　　　　　4。主席应该适时解散已完成任务的委员会或工作小组，以免它们无中生　

有地找理由开会。　


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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　六、常用会议会务工作提要　



　　　　　在现实生活当中，各种各样会议名目繁多。但如果我们对所有这些会议　

形式做出一番深入的分析比较之后，便可以清楚地发现：在人们所使用的这　

些会议形式当中，总有一些是属于使用率比较高的，即比较常用的；而有一　

些是属于使用率比较低的，即不大常用的。熟悉和熟练地掌握一些常用会议　

的会务工作的基本技能，是我们从事文秘工作的人员所应具备的基本功和日　

常工作当中的一项重要任务。我们只有对这些常用会议的会务工作有一个比　

较全面和清楚的了解，这样，在会议组织工作中才能做到心中有数，有的放　

矢，减少盲目性，提高工作效率。下面即对一些常用会议的会务工作做一点　

扼要的提示，虽然不免挂一漏万，但总可显其梗概，可供从事会议组织的人　

员，在会务工作实践中参考。　

　　　　　□办公会议会务工作要点　

　　　　　　（1）将按照特定程序提交和汇总的、需提交办公会议讨论的议题分别轻　

重缓急、分门别类加以整理，送交会议主持人审定：并根据议题的内容，向　

会议主持人提出本次办公会议列席人员建议名单；（2）以较为规范的形式列　

出经会议主持人审定过的会议议题表；（3）将会议议题表及与某些特定议题　

有关的一些辅助性材料复印多份，在会前分发给有关与会人员；（4）发出会　

议通知，并同时发送《××会议议题通知单》，通知有关人员就有关议题提　

前做出准备；　（5）指定会议记录人员和其他工作人员；（6）工作人员提前　

到会场，认真检查会议所需的设备、器材、用品是否正常齐备；（7）核对到　

会人员，对未按时到会者应立即催促，并尽可能问清原因，将到会人员和未　

到会人员的情况向会议主持人作出报告；　（8）作好会议记录；（9）收拾会　

场内散落的文具用品，整理会场；　　（1O）会后根据会议决定事项和会议主　

持人提示的要点整理出会议纪要：　（11）做好会议决定事项的传达和催办工　

作。　

　　　　　□代表大会会务工作要点　

　　　　　　（1）研究确定召开特定代表大会的目的、任务、时间、地点、代表名额、　

大会主要议程、代表选举办法等，并报上级领导机关审批；（2）组建会议工　

作机构；　（3）按照所确定的代表选举办法，进行代表大会代表名额的分配、　

选举和对代表资格的初步审查；（4）起草向代表大会的工作报告和其他会议　

文书；（5）确定会议场所并办理相应的会务工作；（6）在经过特定的程序　

将下届委员会候选人名单正式确定以后，印制大会的正式选票（两套）并准　

备票箱；（7）确定大会主席团成员、秘书长、总监票人和代表资格审查委员　

会成员候选人名单；　（8）进行各类文书的印制和分装工作；（9）布置大会　

会场；　　（1O）大会预备会议召开时，做好会议签到和特定对象的选举、表　

决；　（11）进行代表资格的正式审查；（12）正式大会召开时，做好会议签　

到和上级领导、来宾的接待服务工作；　（13）做好会议分组讨论的组织和记　

录工作；（14）做好大会主席团会议和主席团与各代表团（组）长联席会议　

的组织及记录工作；　（14）按照大会的统一部署，做好会议简报的编写与　

发送；　（15）组织好大会选举；（16）代表大会和第一次委员会全体会议结　

束以后，就本次代表大会的情况和第一次委员会全体会议所确定的委员分工　

情况，向上级领导机关写出专题报告，以请上级领导机关批准或备案。　

　　　　　□座谈会会务工作要点　


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　　　　　　（1）根据有关领导机关或领导人员的工作部署及所提出的拟召开的座谈　

会的主题，拟出便于座谈的若干议题；（2）根据座谈会的议题，提出拟参加　

会议人员的建议名单，供领导人员选定：（3）将会议议题印成座谈提纲，在　

发出会议通知时分发给拟定的与会人员；（4）为使座谈会有较好的气氛和效　

果，使会议达到预期的目的，可通过协商，请有关人员就有关议题作出重点　

准备；（5）会议工作人员提前到达会场，布置会场，并检查必要的用品、器　

材是否安排妥当；　（6）协助会议主持人做好与会人员相互间的介绍；（7）　

做好会议记录；（8）将会议座谈的情况及与会人员所发表的各种意见进行整　

理，并将其中有价值的意见整理成综合的或专题的材料，送交有关领导或部　

门。　

　　　　　□联席会议会务工作要点　

　　　　　　（1）拟召开联席会议的有关各方共同推举一个为所有相关部门都认同的　

牵头单位；（2）作为牵头单位的一方就拟提交会议商讨或商定的问题收集有　

关各方的意见，并进行一些必要的沟通工作，使计划与会的各方在一些焦点　

问题上达成初步的一致；（3）牵头单位把需联席会议商议的内容及初步商定　

的意见或共同行动方案的草案形成文字，印制多份，在会前分送给拟参加联　

席会议的有关各方；（4）牵头单位就联席会议的召开时间、地点、方式经协　

商确定后，正式通知参加联席会议的各方；（5）牵头单位安排布置会场，做　

好与会各方的接待工作，在会议进行过程中做好协调和记录工作，会议所要　

形成的结论要当场确认，如有必要，应由各方代表进行签字；（6）牵头单位　

将会议通过的内容形成正式文字，分送与会各方和有关部门并做好会议确定　

事项的催办工作。　

　　　　　□周知性会议会务工作要点　

　　　　　　（1）根据上级领导机关所发布的文件的要求和本单位领导人员的意见，　

明确确定本次会议的周知对象和周知范围；（2）对周知材料做出详尽的准备；　

　（3）做好对周知对象的通知和会场组织工作。如是传达文件的会议，会务工　

作的重点是充分准备好周知材料，其中既包括上级发布的文件，也包括本单　

位贯彻落实上级机关文件的具体措施等；如是报告性的会议，除做好对与会　

人员的组织外，还要做好对报告人的接待和介绍工作；新闻发布会也属周知　

性会议，会务工作的重点除了与有关新闻单位取得联系以外，还有一项重要　

的工作则是提前拟出并印制多份集中体现发布内容的新闻发布稿。　

　　　　　□显示性会议会务工作要点　

　　　　　　（1）根据所需显示的内容和需要，确定适当的会议形式，并对会议的形　

式做出精心设计，力争在可能的范围之内达到最佳的显示效果；（2）遵照领　

导者的意见起草显示会议主旨的讲话材料；（3）对会议场所施以符合会议主　

题和气氛的布置、装饰；（