日清月结是出纳员办理现金出纳工作的基本原则和要求，也是避免出现
长款、短款的重要措施。所谓日清月结就是出纳员办理现金出纳业务，必须
做到按日清理，按月结帐。这里所说的按日清理，是指出纳员应对当日的经
济业务进行清理，全部登记日记帐，结出库存现金帐面余额，并与库存现金
实地盘点数核对相符。按日清理的内容包括：
（1）清理各种现金收付凭证，看看单证是否相符，也就是说各种收付款
凭证所填写的内容与所附原始凭证反映的内容是否一致；同时还要检查每张
单证是否已经盖齐“收讫”、“付讫”的戳记。
（2）登记和清理日记帐。将当日发生的所有现金收付业务全部登记入
帐，在此基础上，看看帐证是否相符，即现金日记帐所登记的内容、金额与
收、付款凭证的内容、金额是否一致。清理完毕后，结出现金日记帐的当日
库存现金帐面余额。
（3）现金盘点。出纳员应按券别（如壹分、贰分、伍分、壹角、贰角、
伍角、壹元、贰元、伍元、拾元、伍拾元、壹佰元）分别清点其数量，然后
加总，即可得出当日现金的实存数。将盘存得出的实存数和帐面余额进行核
对，看两者是否相符。如发现有长款或短款，应进一步查明原因，及时进行
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处理。
（4）按规定实际库存现金不得超过库存现金限额。如实际库存现金超过
库存限额，则出纳员应将超过部分及时送存银行；如果实际库存现金低于库
存限额，则应及时补提现金。
4。现金清查制度
在坚持日清月结制度，由出纳员自身对库存现金进行检查清查的基础
上，为了加强对出纳工作的监督，及时发现可能发生的现金差错或丢失，防
止贪污、盗窃、挪用公款等不法行为的发生，确保库存现金安全完整，各单
位应建立库存现金清查制度，由有关领导和专业人员组成清查小组，定期或
不定期地对库存现金情况进行清查盘点。
盘点库存现金，应注意以下几点：
（1）全面清点出纳员保管的和其他人暂时保管的属于库存公款的现金，
包括在保险柜、抽屉或其他包装容器以至个人手袋、衣袋内存放的公款人民
币、外币，并清查以个人名义将公款存入储蓄所的存折余额；如果为了特定
目的的查核或年终盘点，还应对连同现金保管的有价证券、金、银等贵重物
品也一并清点。所有现金、有价证券和贵重物品经过清点后，都要分类分面
额登记数量和金额。
（2）以个人或单位名义借款或取款而没有按手续制记帐凭证的字条（即
白条和白单），不得充抵库存现金。
（3）代私人存放的现金、有价证券、贵重物品等，如事先未作声明又无
充分证明的，应暂时封存。
（4）私设“小金库”（或叫“小钱柜”）的现金，应视作现金溢余，另
行登记，等候处理。
（5）对存放现金处所环境的安全状况进行察看，如发现存在安全难以保
障的问题，应及时向领导提请解决。
一般来说，现金清查多采用突击盘点方法，不预先通知出纳员，以防预
先做手脚，盘点时间最好在一天业务没有开始之前或一天业务结束后，由出
纳员将截止清查时现金收付帐项全部登记入帐，并结出帐面余额。这样可以
避免干扰正常的业务。清查时出纳员应始终在场，并给予积极的配合。清查
结束后，应由清查人填制“现金清查盘点报告表”，填列帐存、实存以及溢
余或短缺金额，并说明原因，上报有关部门或负责人进行处理。
当上级单位或银行、财政、税务、审计、检察等部门，或会计师事务所、
审计师事务所派员或派清查小组进行查核库存现金时，出纳员应积极配合协
助，如实反映情况和提供资料。清查前，应将每笔收付款项全部入帐；清查
时，出纳员应在场提供情况和方便；清查后，应将清查结果编制盘点现金报
告单，作为调整帐目的根据。
5。错款和失款处理制度
错款，是指当日终了或经过一段时间，结算出纳手上的或库存的现金实
数，和收付款凭证或现金帐的结存数之间的差额。现金实数多于凭证或帐上
结存数的，叫“长款”，反之，叫“短款”。这些长短款大都是由于工作差
错造成的。当发现长短款时，对方人员已不在，不能退补，须另作处理。这
里介绍的便是这方面长短款的处理。至于在办理每笔收付款点数过程中发现
长短款的，必须立即向在场的对方人员说明，在这笔款项办完之前，要退回
长款给对方，或要对方补足短款，不存在事后如何处理的问题。
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失款，是指办完收付款之后，发现现金实数少于凭证或现金帐上的结存
数，是属于人为损失或自然损失的款项。
在现金出纳工作中，务求收付款项准确和保管现金安全、完整，不出或
少出差错和损失。为此，必须严格执行有关管理制度；办理每笔收付款都要
集中精神，细致审核和清点，一笔办妥才办另一笔；要设置保障安全、有利
于准确点钞的设备、工具。一旦发生错款或失款，不论是责任事故或意外事
故，是人为事故或自然事故，出纳员都应立即向领导报告，如实反映情况，
切勿因怕受牵连、受嫌疑或因自己工作有缺点而隐瞒、掩饰真相，甚至制造
假象以图推卸责任，造成查明原因的障碍。要积极建议领导及时采取有效措
施查明情况和原因，力求挽回或减少损失。主管部门要区别不同情况和问题
作不同的处理。这里参照我国银行出纳制度，提出对错款和失款的处理要求
和办法如下：
（1）属于技术性的错款（例如在坚持制度的前提下由于书写、计算、清
点、机器故障等技术原因所发生的）和一般责任事故的错款，经过及时查找，
确实无法找回时，按主管部门规定的审批手续处理：长款归公，短款报损，
不得以长补短。有关人员要检讨原因，吸取教训，改进工作。
按照我国银行现行出纳制度，长短款每笔不满100元的，由基本核算单
位负责人核批；满100元以上不满500元的，报中心支行核批；满500元以
上不满5000元的，报分行核批；超过500O元的，报总行核批。企业、单位
的主管部门可参考它，制订本系统本部门错失款处理的审批权限和手续。
（2）属于对工作不负责任，玩忽职守，有章不循，违反劳动纪律，因而
造成错款、失款的责任事故，应追究失职人员的经济责任，视情节和损失程
度的大小，赔偿全部或部分损失，有的还要给予行政处分；由于领导不贯彻
落实制度造成的事故，应追究领导的责任。
（3）属于有关人员监守自盗款项，侵吞长款、挪用公款的，均应按贪污
案件处理。
（4）如由于不明原因，正在继续调查，一时难以处理的，应由错款人填
具《出纳错款、失款审批报告表》（见表4。1），经财会主管人员签具意见，
单位领导批准，列入应收（暂付）款或应付（暂收）款帐户处理，但仍须抓
紧进行清查，不能长期挂帐，也不能简单草率处理。
（5）如发生1000元以上的大额错款、失款，要填具《错款、失款审批
报告表》上报，其中情节复杂或有舞弊、被盗等嫌疑的，还要及时报告监察、
公安部门。
（6）如发生现金被抢劫、被盗窃案件，应保护好现场，不要移动现场的
任何东西，立即报告领导和公安部门。
（7）如发生火灾、水灾、风灾、地震等自然灾害，应及时报请领导人员
和上级单位察看现场，将灾害发生的时间、地点，造成的毁坏情况和损失的
现金、支票、证券等的金额，书面上报。
（8）企业、单位发生长短款时，都要在出纳帐上进行记录。未查明原因
的，先记入“待处理”帐户，已查明原因并经审批后，属本企业、本单位负
责的，要记入财产溢余或损失。要注意：不能以长款抵短款，或把长款先行
储存，再待日后发生短款时弥补，也不能不记帐。
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表4 ．11 出纳错款、失款审批报告表
填报单位： 年 月 日
发生单位 发生日期：年 月 日
错 （失）款人：
错 （失）款金额： 万 仟佰 拾 元 角 分
￥
错 （失）款调查主要情况及原因：
填报单位财会部门意见：
签章
填报单位意见：
签章
上级主管部门意见：
签章
说明：本表一式两份或三份，一份自存，另一份或两份上报；上级审批后，一份退填报单位入账。
6。现金保管制度
如前所述，现金是流动性最强的资产，无需变现即可挥霍使用，因而现
金是犯罪分子谋取的最直接目标。因此各单位应建立健全现金保管制度，防
止由于制度不严、工作疏忽而给犯罪分子以可乘之机，给国家和单位造成损
失。现金保管制度一般应包括如下内容：
（1）超过库存限额以外的现金应在下班前送存银行。
（2）为加强对现金的管理，除工作时间需要的小量备用金可放在出纳员
的抽屉内，其余则应放入出纳专用的保险柜内，不得随意存放。
（3）限额内的库存现金当日核对清楚后，一律放在保险柜内，不得放在
办公桌内过夜。
（4）单位的库存现金不准以个人名义存入银行，以防止有关人员利用公
款私存取得利息收入，也防止单位利用公款私存形成帐外小金库。银行一旦
发现公款私存，可以对单位处以罚款，情节严重的，可以冻结单位现金支付。
（5）库存现金，包括纸币和铸币，应实行分类保管。各单位的出纳员对
库存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额，以及整数 （即大数）
和零数 （即小数）分类保管。
纸币一定要打开铺平存放、并按照纸币的票面金额，以每一百张为一把，
每十把一捆扎好。凡是成把、成捆的纸币即为整数 （即大数），均应放在保
险柜内保管，随用随取；凡不成把的纸币是为零数（或小数），也要按照票
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