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你的大脑并不总那么管用
有趣的是，你的大脑中至少有一部分是相当愚蠢的。如果它多多少少拥有一些天资的话，它就会在你需要处理某件事时及时地提醒你。
持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事务当中，是对时间和精力的最大浪费。
—克里·格利森（KerryGleeson）
你有没有这样一把手电筒，电池中的电量都已经消耗殆尽了？而你的大脑一般是什么时候，才提醒你该买电池了呢？你又是什么时候，才发现电池没有电了呢？这不能算是反应灵敏的表现吧。如果你的大脑天资聪颖，它就应该当你在商店里看到电池时给你通风报信了，而且提醒你选择正确的型号。
从你今天早晨醒来到现在，你是否想到任何需要处理但还未动手解决的事情呢？你是不是不止一次地想到了它们呢？为什么？不断地考虑那些毫无进展的事情纯粹是浪费时间和精力。而且这往往只会增加你的焦虑不安。
似乎许多人的脑子里总在接连不断地放电影，特别是当我们一谈到有许多事要处理时，这一现象更加严重。人们把许许多多悬而未决的问题委托给大脑来处理，但这个实体目前却无法有效地应付这些情况。
控制你的头脑，要么由它来操纵你。
—贺勒斯（Horace）
“材料”的转化
我是这样定义“材料”（Stuff）的：任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有你尚未推理出理想的解决方法和下一步具体行动的事情。对于很多人来说，大部分的组织管理系统没有发挥应有的功效，原因在于没有首先完成对它们的转化。只要它们还保持着“材料”的身份，人们便无法加以控制。
我们需要把所有我们尽力管理的“材料”转化为可以付诸行动的事务。
多年以来，我所见过的绝大部分任务清单纯粹都是一些列举“材料”的单子，它们仅仅代表着许多尚未解决的事务中的某一部分的提示信息，而这些事务也仍未转化为预期结果和行动方案，即真正意义上的工作提纲和细节。
“材料”在本质上并不是一件坏事。就其本质而言，如果某些事情吸引了我们的注意力，那么，它们往往以“材料”的形式表现出来。但是，一旦“材料”进入到我们的生活和工作中，便需要被定义和解释。作为脑力劳动者，这是我们的责任。如果“材料”已经完成了转化过程，而且明白无误，那么，我们的价值观（不是我们的体力劳动）就大可不必存在了。
在一次研论会临近结束时，一家生物工程公司的资深经理在重新审视她最初列出的工作任务表时，感叹不已：“天哪，这简直是一堆根本无法完成的工作，毫无章法可言！”就大多数个人管理系统中所谓的计划表而言，这是我所听到过的最生动形象的描述了。绝大多数人一直在调整那些性质原本模糊不清、残缺不全的任务清单。但是，他们仍然没有认识到，到底需要组织多少内容，管理什么细节，才能够获得真正的回报。如果他们希望自己的组织管理工作富有成效，就应该搜集一切需要思索的问题，然后开始冥思苦想。
过程：管理你的行动。
你几乎可以像训练运动员那样来训练你自己，在“知识工作”中表现得快速、敏捷、积极主动和精力集中。你可以更加积极有效地思考问题，轻松自如地控制事态的发展。你可以使形形色色的闲杂琐事减少到最小程度，完成更多的工作，而消耗较小的气力。此外，你还可以针对搜集到的全部“材料”进行前期阶段的判定，为你的工作和生活制定出标准的运作程序。
然而，在你未达到这一境界之前，你首先需要培养一个习惯：在大脑中不留任何事情。正如我们已经看到的那样，通过管理时间、信息或者重要事情，都无法实现这一目标。毕竟：
*你不可能通过对5分钟进行管理，赚取6分钟的时间。
*你无法对付超载的信息量，否则，你会走进图书馆便立刻死掉。或者当你第一次连接因特网，甚至在你打开电话号码本时，你就会大发脾气，失去耐心。
*你不能管理重要事宜，你只是拥有它们。
因此，管理你的行动是管理好你全部“材料”的关键所在。
管理行动是一个重要的挑战
你利用你的时间都做了些什么事情呢？你是如何运用你获取的信息的呢？你是如何调用你的身体和关注焦点事物的精力的呢？这些是当你面临着分配有限资源的时候必须作出的选择。真正的问题是，在某一时间，如何恰当地选择你要做的事情、如何管理我们的行动。
这似乎是显而易见的。然而，希望管理那些尚未确认或决定的行动是极其困难的。很多人手头有许多事情有待推进，但连他们自己都还没有搞清楚要做些什么。常常听到有人抱怨“我没有时间去……”，这完全是可以理解的，因为许多工作似乎都难以控制。之所以有这种感觉，是因为你根本没有能力一口气完成一项工作，你仅仅能够完成这项任务中的某一个步骤。在多数情况下，很多推动整个工作进程的步骤实际上仅仅需要一两分钟的时间就可以搞定。
开始便是行动的一半。
—希腊谚语
在培训成千上万名专业人士的实践中，我发现，他们的突出问题并不是缺乏时间（尽管他们自己这样认为）。问题的关键在于，他们无法断定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行动。就像第一次在雷达屏幕上观察到敌情时，你应在前期界定问题，而不是等到问题严重化了才手忙脚乱地判断。这将让你收获行为管理所带来的丰硕成果。
事情极少由于时间匮乏而受阻。它们陷入困境往往是由于未能判定行动而造成的。
自下而上法的价值
多年来，我已经发现了，自下而上的方法对提高个人工作效率具有实用价值，即从当前活动和任务的最底层入手。头脑精明的人一般认为，最恰当的做事方法应该是自上而下地进行：首先确定个人和公司的任务；然后定义工作的主要目标；最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而问题在于大多数人总是陷于繁杂的事务中难以脱身，严重地阻碍了他们去集中精力总揽大局。结果，自下而上的方法反而更加行之有效。
现在，就开始掌控各种情况的最新动态，并且采取一切有效方法保持这种状态，这将成为拓宽视野的最佳途径。如此一来，你的创造力就获得了解放，它将更加有力地支持你着眼于新的高度，同时，你也会满怀信心地去迎接创造出来的新成果。对于那些参与具体运作实施的人们来说，一种自由、舒展和精神振奋的奇妙感觉便会油然而生。
当你用于对付实施结果的工具成为目前工作模式中的一个组成部分时，这也就是说，你为进行更高一级的思维活动作好了更加充分的准备。事实上，在你的工作以外，更多有价值的事情还有待思考。但如果你这一层次上的控制管理能力不够，就好似穿着硕大宽松的衣服游泳一样难言轻松。
我接触过许多主管经理，他们在白天处理着各种繁杂琐碎的事务，到了晚上，头脑里仍塞满了对公司前景以及个人前途的考虑和展望。这一切是在完全地摆脱了一天工作的纠缠之后，自然而然引发的结果。
仅仅怀有对前景的展望是远远不够的，它必须与大胆的行结合起来。仅仅靠双眼盯住阶梯是不够的，我们必须勇于跨上阶梯。
—瓦茨拉夫·哈维尔（VaclavHavel）
横向和纵向的行动管理
你需要从横向和纵向两个角度出发来控制各种任务、工作和行动。“横向的”控制保证了所有行动都具有连贯性、逻辑性，让我们把你的神智想像成警察局的雷达吧，它一刻不停地对你周围的一切事物进行扫描监测。它可能捕捉到24小时内吸引你注意力的上千件事情中的任何一件：药店、管家、玛萨姑妈、战略计划、午餐、办公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顾客、需要擦的皮鞋，买邮票、存一张支票、预订旅馆、取消一次员工会议、今晚去看一场电影等等。你也许会对自己在仅仅一天的时间里需要考虑和处理如此之多的事情而感到惊异不已，因此，你需要配备一个完善的系统来辅助你记录尽可能多的工作，并在需要时及时地提供必要的提示，确保你能够快速而轻松地从一件事情过渡到另一件。
相比之下，“纵向的”控制则是指针对每个具体的主题和工作所进行的思考。比如，吃晚饭时，你和你的配偶谈论起下一次度假，这时，你内心深处的“监控雷达”开始锁定这一信息—你们将去哪里，什么时候去，将做些什么，要作什么准备等；或者你即将对部门进行重组，你和老板需要商讨一些决策；或者你仅仅需要挑选一个日期，在那天给一位顾客打一个电话。从广泛的意义上讲，这就是“工作计划”，它的重点聚集在某一情况或某一个人身上，勾勒出执行过程中一切必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序，至少在目前是这样的。
横向控制和纵向控制的目标是一致的：解除你精神上的负担，并把事情做好。恰到好处的行为管理能够令你轻松自如地游历于工作和生活的广阔领域之中。同时，适度的工作计划能够使你清楚地认识到所需的具体环节，并且紧抓不放。
主要的变化：把一切赶出你的大脑
如果你把一切事情仅仅存储在大脑里，那么，你就无法真正地获取我所承诺的那种轻松的控制感。你将发现，本书中所描述的这些独立的行为正是目前你正在按部就班进行的事情。我与其他人迥然不同的做法是，我将所有的“材料”百分之百地存入一些实实在在的工具篮中，而不是遗留在我的头脑中，并且利用这些工具进行处理。这一方法适用于一切事务—重大事件或者微不足道的小事，个人的私事或者工作中的问题，突发事件或者不甚紧急的情况，无一例外。
通常，你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。
我相信，当你的工作或者生活达到某一个阶段时，你不得不坐下来平静一下，拿起纸笔列出一张清单。如果是这样的话，对于我所说的一切你就获取了一个参照点。然而，大多数人只是在生活工作变得一团糟、混乱不堪，令他们难以忍受、不得不采取措施时，才会开始草拟工作清单。通常情况下，这个清单也仅仅涉及使他们备受折磨的那些具体问题。但是，如果你能够把这种做法转化为你现在生活和工作中运行模式中的一种常态，并使之贯穿于你生活中的各个领域（不仅仅在处理“紧急情况时”），那么，你就开始进入了我们所描述的“黑带”（blackbelt）水准的管理模式。
注视着我面前的几种选择，我尽量依赖于直觉作出判断，而不是为这些选择绞尽脑汁、