《放开自己》

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放开自己- 第8节


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时间保留法,才不至于手忙脚乱,使计划难以实现。     
  精算时间     
  每周利用大约10分钟的时间,把过去一周内的工作行程浏览一下,看看交通、行政、与客户交谈、会议的时间各占多少比例。营销人员应该把工作重点放在与客户无时无刻的接触上,行政、会议、交通则次之。如果发现比例不对,则立刻予以调整。     
  上、下午分开     
  每天最有效率的时刻是上午,所以,需要思考的事,如写企划案或批阅公文等,均放在上午;下午则用来开会、拜访客户,做些不需集中精力的事。     
  减少开会时间     
  召开会议要遵循减少人数、减少次数、减少时间三个原则来进行。一般例行会议不要超过40分钟;业务会议除了互相交换情报之外,不要做其他琐碎的事,以免浪费时间。     
  拜访客户与接待客户     
  前者是你主动找人,必须遵守“天罗地网”捕人法,追踪客户,而不要老是扑个空;后者是受到干扰,尽量避免不速之客来打扰你。     
  控制约会时间     
  拜访客户之前,先设法打听他的工作安排,以便了解自己有多少时间可以与之交谈。时间少,则资料必须充分,以便可以在有限的时间内给对方充足的信息;时间长,则口头说明会更有说服力。总之,要事前了解自己可以运用的时间有多少,以免给对方造成不便。     
  少说多听     
  许多营销人员都很喜欢花大量时间去说服客户,这样做往往会给客户造成压力,而失去订单。目前是一个客户至上的时代,唯有聆听客户的真正声音,耐心为其解决眼前的疑惑,才可能达到客户满意。         
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第19节:引子二(6)       
  交通时间,妥善安排     
  营销人员为确保服务品质,多半要亲自拜访客户,这时所运用的交通工具、行驶路线就变成很重要的成功因素。在详细了解客户所在地的交通状况及是否有停车场等细节之后,再去拜访,才比较妥当。     
  计划周全,步骤详细     
  善于营销的高手,当然会将所有与业务有关的资料都先整理妥当。根据整理的资料制订详细的计划,也就是下手前,决定何者先、何者后,一定要按照计划的步骤顺序去做,不要前后倒置,并且还要检讨自己的得失。     
  排好优先级     
  很多人听过什么叫做“紧急”,什么叫做“重要”。但是,优先级中的第一优先(重要也紧急)、第二优先(重要不紧急)、第三优先(紧急不重要)、第四优先(不紧急也不重要)仍分不清。营销人员在做事之前,应该想一想,每件事的重要性和紧急程度如何,然后再确定这些事的优先级,这样才会使工作忙而不乱。     
  可以不做的事尽量不做     
  营销人员最不善处理的就是琐碎的行政工作,所以,但凡工作中的行政业务,都设法交给助理人员去处理,如此才可能保留比较多的时间用来思考、整理、计划。     
  运用科技,取得情报     
  时间就是成本。身处营销战场,情报是最好的制胜武器。要想取得优势、拥有无往不利的武器,离不开良好的工具设备和科学的方法。     
  善于表达     
  花些时间在练习“如何表达”上。表达能力并非天生,有较强表达能力的人有一套方法使自己在最短时间内,说服对方。     
  适当应酬,节制酒色     
  应酬是工作的一部分,对于营销人员来说更是如此。应酬天天有,但也并不代表天天非喝到天亮不可。一般说来,设定一周有三天是应酬日,而且应酬绝不超过午夜,养成习惯之后,你和你的客户就会习惯这样的应酬法。吃喝的地点,应选择交通便捷、停车方便的地方,与店主熟识也有好处。总之,应酬要达到目的,不要耗在无谓的闲聊和酒色里。     
  分段时间管理     
  营销人员最好将一天分成三个段落来进行时间管理。     
  上午     
  起床时,最好不要被别人唤醒,这会影响一天的心情,使用具有音乐铃声的闹钟会比较好。醒来后,张开眼睛思考的第一件事,就是自己今天该先做什么,自己想做的事要先做,以免因其他事情的干扰,而造成拖延。起床到出门前,都是采用“并行作业”,也就是一边吃早餐,一边和家人聊天或看电视、报纸。     
  中午     
  吃饭最好在12:45到13:00之间,以避开用餐高峰。找朋友或搭档一起吃中饭,以便获得新的情报。若是约会等人,应选在书店旁边或书报摊旁,也可以顺便得到一些信息。手边永远有些小杂志或剪贴资料,看完即扔也是好法子。     
  下班     
  遇有应酬,事先了解大概要花多长时间、有哪些人参加、会不会喝酒或唱歌。没应酬的话,回家前先想想应该带什么回去。平时做一些有益身心的事,如养花、养宠物、做手工、看体育节目等,都是不错的选择。     
  能够保证生活品质,保持比较悠闲的心情,而非无时无刻都十分紧张,对营销人员很重要。     
  缔结合约时的时间管理     
  营销人员缔结合约的过程,一般可分成简单的几个步骤:拜访客户、询问报价、成交、缔约、交货、付款。由于时间是竞争的基础,因此,下列几点是十分重要的:     
  时间就是成本     
  所有成本均会依照时间次序而有所变化,因此,把握成本,必先把握时间。无论内销、外销,必须了解“时间”所造成的成本的浮动幅度。充分掌握其中的变动因素,已成交的生意才不至于因为“时间”而失去利润。     
  商机就是时机     
  成交的关键,往往在于抓住适当的商机,而何时才是商机,就需要智慧的选择和判断。一般而言,商业情报就是掌握先机的关键。成功的营销人员,基本上都需要有一些“情报眼”。     
  布下天罗地网     
  缔结合约的过程中最要紧的就是布下天罗地网,不使合约及订单由手中溜走。这时就要运用一套订单“时间表”,由面谈的第一次起,在时间表上说明每次“跟进”的时间及效果。绝对不要放弃任何一丝机会,而是要见缝插针,直到签约付款才能停止。         
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第20节:引子二(7)       
  掌握关键人物     
  每个合约都关系到一位关键人物。他也许是生产作业员、营销或采购经理,也许是公司的大老板或者老板娘。因此,关键人物的时间就是我们必须打听的情报。如何与“他”建立关系,才是跟进的主体。     
  注意合约时效     
  常有许多生意都是因为交货日期延迟而导致毁约。故在缔结合约时,应仔细推敲有关条款的“时限”。除了货款金额外,交货日期及相关期限也是合约中最重要的条款。     
  金钱与时间     
  有这样一句名言:“如果花钱能节省时间,就该花钱。”但奇怪的是,人类自古以来一向很乐于拿他们非常有限的生命,来交换钱财。在缔结合约的过程中,营销人员应该摒弃“凡事单打独斗”的心态,而认定“可以让别人做的都叫别人做”,如此可以节省更多的时间与精力,放在收益最高的目标上。一旦有人帮你做了大部分行政事务,你的心思就可完全放在“打仗”上。秘书的工作效率与时间管理     
  依据管理学中帕金森定律及80/20法则,秘书的日常工作均为“琐碎的多数”,而非“重要的少数”。接听电话、处理文书信件、管理档案、整理会议记录、安排约会、制订旅行计划等工作,悉数是非决策性的工作,而是服务性工作。服务的重点在于效率,所以能够将日常“琐碎的多数”工作,处理得更有效率,就是所有秘书一致的目标。     
  什么是效率?效率就是在处理日常事务与突发事件时反应快,但很正确、很从容。     
  效率如何达成呢?效率的实现在于充分的准备及妥善的安排,有效率才能提供高品质的服务。秘书的工作,用嘴、用手的频率,比用脑的频率高。这就有可能造成表面工作效率提高,实际工作效率降低的状况。     
  最高工作效率的表现,其实可以运用科学的方法来实现。这就是所谓C型经验:信心+约定+控制(Confidence+mitment+Control)。C型经验可以让你超越自我,达到前所未有的高峰。     
  C型经验里的感觉:     
  超越性:你会觉得比以往更有效率、更有生产力。你已经打破了自己的纪录。     
  不费劲:你在做什么事的时候都感到舒适安稳,即使不费劲也能办得好。     
  肯定:你很乐观,很有信心;你喜欢自己,也喜欢目前所从事的一切。     
  自然:你觉得在你的思想和行为之间,有自然的脉络可寻。     
  注意力集中:你的注意力极为集中。你觉得全然投入工作,而且与周围的人打成一片。     
  有劲:你觉得体力极为充沛,生命力无比旺盛。秘书的时间管理,其困难之处在于自主的时间不多;不易控制的非自主时间,往往主宰了“重要的少数”。所以,建立正确的时间观念,以及培养跨越时间陷阱的技能,往往就靠主管与秘书的默契配合。     
  秘书的时间管理,其实可以分为四类:计划、组织、执行、指挥。然而在细小的时间狭缝里争取更充分地运用时间管理的技巧,必须要靠经验和方法。以下就是处理琐碎事务时,秘书可以争取时效的要点:     
  电话处理     
  将手边各类电话号码簿合并。     
  常用电话号码放在手边或储存在电话索引内。     
  运用多功能的电话系统。     
  集中回复电话,并排出先后顺序。     
  电话机旁永远有纸笔及留言条。     
  在饭前或下班前复电,避免以题外话做开场白。     
  文书、信函、档案整理     
  运用一天中最清醒的时间撰稿,集中回复来函,一次完成。     
  运用特定、固定格式处理例行性文书函件,避免冗长不必要的客套话。     
  尽量用电话解决问题而不诉诸文字。     
  过期、不用的文件及时销毁,不重复处理同一文件。     
  档案处理重点在于标示清楚、分门别类、随时更正,加入最新资料。     
  使用适当的文具档案设备。     
  会议     
  尽量不开会,用电话解决问题。     
  减少参与会议的人数,缩短会议的时间。     
  会议应有清晰的目标。         
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第21节:引子二(8)       
  场地应方便,资料应完备。     
  会议室的桌椅避免太过舒适,会议中避免干扰(不设电话)。     
  约会处理     
  会客应规定访谈时限。     
  应选择合适会客地点及方式。     
  不采取门户开放政策,除非必要不予接见,改以其他方式解决问题。     
  秘书最常犯的错误:     
  第一,不好意思拒绝别人所交予的额外工作;     
 
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