无论是高科技设备，还是技术含量不高的产品，上面所介绍的所有设备都起到类似于工作篮的作用，发挥着搜集一切具有潜在用途的信息、任务和行动方案的功效。恐怕，你早已经在使用这几种工具了。
影响成功收集的因素
遗憾的是，仅仅拥有一个工作篮，这本身并不能充分地发挥它的功能。大多数人确实选择了这种或那种形式的收集设备，但是，这些设备或多或少地处于失控状态。我们一起来看看成功收集的三个必要条件：
1。每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑里。
2。你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。
3。你必须定期地清空这些设备。
把一切赶出你的大脑
如果你试图在你的随机存储器内塞入过多的信息，那么，很可能你会丧失使用和清空这个工作篮的动力。大多数人并不把这些用于存储信息的工具放在心上，因为他们知道，无论如何，这些工具并不能代表一个独立而完整的系统。在他们的工作和大脑中，还分别存放着一系列不完善的事物，因此，他们无法从任何一处获取任何回报。结果，他们的大脑处于不停地运转之中。这就好似在布满了大洞的桌面上玩弹球一样，弹球接连不断地掉入洞里，使你一下子丧失了继续玩下去的兴趣。
这些收集工具应该成为你生活方式的一部分。你应该尽量在身边保留这样的工具，这样，无论你身处何处，都可以随心所欲地抓住任何一个极具潜力和使用价值的好主意、妙点子，把它们视为你生活中不可或缺的一部分，就像你的牙刷、驾驶执照或眼镜一样。
最大限度地减少收集设备的数量
你需要多少个工作篮，就应该设置多少个，但要限制在你可以应付的最小程度内。由于你希望获取的信息可能从任何一个地方钻出来，因此，在任何情况下，你都需要那些唾手可得、可以随时随地发挥功效的收集工具。然而，如果收集的区域过于广泛，你很可能无法做到轻松而连贯地处理这些信息。
对于高科技产品而言，收集容器数量过多并不会成为一个问题；对于大多数人而言，主要是在记事簿和实实在在的工作篮这些技术含量较低的设备方面，还存在改观的机会。你应该收集和整理所有手写的便条，而不是把它们随心所欲地堆放着，夹在记事簿里或塞进抽屉中。所有纸制资料文件也应该井然有序地放进工作篮中，而不是七零八落地堆积到任何一个角落里。
随着生活和工作变得日益复杂烦琐，采用标准的工具和手段来捕捉一些想法和信息就显得尤为重要。比如，当事业处于蒸蒸日上的发展中时，你也许会注意到，一些奇思妙想往往不是在勤奋工作时产生的。如果能够把你的思考能力与高品质的存储工具结合起来，你就获得了提高工作效率的制胜法宝。
一些品德高尚的天才人物在处理最少的问题时，却最为积极主动。
—达·芬奇
定期清空收集工具
成功收集信息的最后一个因素是显而易见的：如果不清空收集工具，加工处理里面盛放的“材料”，那么它就只是一个装满杂乱资料的仓库。这并不意味着你必须处理存放在语音信箱、电子邮箱或任务中的全部内容；其实，它仅仅要求你把信息从存储器中取出来，判定这些东西的实质是什么，以及应该采取什么样的措施。如果你仍然感到困惑，那么，把它们编排进你的系统之中好了。不要把它再次放回到工作篮中。不清理你的工作篮，简直就如同拥有一个从来没有人倾倒的垃圾桶一样，你不得不忙于接连购买新的垃圾桶，来盛放你所有的垃圾。
为了把工作篮清扫干净，你的行动管理系统必须全部到位。缺乏有效的“流出”系统，你的工作篮里容纳的“材料”就会堆积如山、拥挤不堪。在通常情况下，当你无法即时即刻地处理某些事情，但同时又感到必须采取一定的措施时，把它们存放在“工作篮”里，反倒看起来是一个简单易行的解决办法。对于很多人来说，工作篮是存储和管理组织信息的最为理想的工具，特别是对付像某些书面形式的资料和电子邮件一类的信息时。至少，他们知道在某个地方存有一些东西，可以给他们提个醒。令人遗憾的是，当这个体系陷入失控状态，或者当积存的电子邮件多得超过一整屏时，这个安全网络就崩溃了。
当你掌握了下一个阶段的技巧，学会如何轻松快捷地处理那些乱七八糟的事务时，“工作篮”就可以恢复其最初的功能了。让我们一起来看一看，如何清空你的工作篮和电子邮件系统，同时不必立即动手完成这些工作呢？
加工处理。
对于参加这个课程的所有人来说，我帮助他所作出的最大改进，恐怕就是指导他们按部就班地针对每一项工作进行思考，最终清空他们的收集工具。当我与在某家环球公司的一个主要部门经理共同处理了她所开列出的工作任务表以后，她坐在那里，对我肃然起敬。此前她一直依赖于工作日程表提醒她去参加一个接一个的会议，而这种做法本身已经使她备感轻松了。然而，我们刚刚在一起进行的归纳和整理，使她在工作中的许多其他方面都体验到了前所未有的一种轻松。现在，我们已经把她需要提醒的行动和信息分门别类地逐个确定，并存入了一个看得见、摸得到的具体的系统里面。
对于你的每一封电子和语音邮件、每一条备忘录或者每一个自然萌生的念头，你需要扪心自问一些什么样的问题呢？这是行动管理过程中的一个组成要素，它构成了你个人组织管理体系的基础。许多人试图把一切安排得“井井有条”，但是他们却错误地动手管理那些不完整的“材料”。你不可能整理组织那些即将降临的信息，你只能收集它们，加工它们。此外，你必须以下一步行动的决策为依据，对即将采取的行动进行组织管理。整个过程—加工和组织阶段，体现在决策树型分析图的主干部分。
在后面的章节里，我将针对这个过程的每一个环节详细地对你进行指导。而现在，我建议你在我们总览全过程的同时，从你的任务篮中选择一个工作表，或者拿出一摞资料，对一些项目进行评估。
这是一件什么事情？
这不是一个愚蠢的问题。我们已经讨论过“材料”了，也谈论了收集工具。但是，我们还没有讨论过这些材料到底是什么，需要做些什么。比如，我们从政府方面或者从公司里接收到了大量烦琐的信息和任务，而这些内容往往容易从我们的个人管理体系中溜掉，是不是应该想想办法、加以解决呢？当我们收到人力资源部门转发的电子邮件，通知我们某某政策的某某情况时，我们又应该怎么处理呢？我曾经从客户的书桌抽屉里和堆积如山的文件中，挖掘出一打有价值的信息，这仅仅是由于客户当时不愿意花上几秒钟的时间来搞清楚文件内容就随手一扔造成的。由此，我们可以看出下一步决策的重要性。
是否需要采取行动呢？
对于这个问题有两种回答：是和不是。
不需要采取行动如果答案是否定的，那么有三种可能性：
1。是一些根本没有用的垃圾。
2。目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理（孵化，酝酿）。
3。该信息具有潜在的利用价值，今后也许能够派上用场（参考）。
人们可以对这三类信息进行管理，我们将在下一章介绍它们。就目前而言，你所需要的是一个对付垃圾的垃圾箱和一个删除键，一个用于记录处于酝酿阶段事务的备忘录文件夹或者日程表。此外，你还需要一个完善的归档保存参考资料的系统。
需要采取行动
这一类信息要求我们进行处理。典型的情况可能是一封电子邮件，要求你在某一天参加公司组织的一次服务活动；或者你任务篮中的一个备忘录提醒你同集团的副总裁会面，就某一个新设立的重要项目雇请顾问的事宜进行磋商。
面对每一件需要处理的信息时，你必须作出两个方面的决定：
1。你已经承诺完成哪些工作？需要达到什么样的结果？
2。下一步需要采取的行动是什么？
如果是关于一项工作……
你必须在一个“工作”清单中体
现出其结果。这如同在地上树起一个树桩，提醒你一个悬而未决的问题的存在。每周回顾一下这个工作清单将会帮助你回忆起这个尚未解决的问题。它活灵活现地存在你的管理系统中，直到你完成这项工作或者把它彻底地消灭掉。
下一步行动是什么？
对于你所进行的任何收集工作来说，这都是一个关键性的问题，如果你的回答恰如其分，你便掌握了实质性的组织管理内容。“下一步行动”是指那些必须付诸实施的具体活动，它们推动着形势朝着既定目标前行。
做事情时，并不需要花费很多气力，但是在决策行动时，却要求投入大量的精力。
下面是几个下一步行动方案的实例：
*给弗雷德打个电话，让他提供他所推荐的那家修理厂的电话号码。
*起草有关预算会议议程的想法。
*与安吉拉谈一谈我们打算建立的文件归档系统。
*从因特网上了解一下数据库管理软件的情况。
这些都是一些需要实实在在地发生的、真实而具体的活动。这些提示信息将使你的个人管理系统获益良多。
处理这件事，把这件事指派给别人处理，或者延迟处理
一旦你的下一步行动方案出台，紧接着，你面临三种选择：
1。处理这件事。如果你能够在不到2分钟的时间内就搞定它，那么，一旦这项工作被确定，你就应该立刻着手落实。
2。把这件事指派给别人去处理。如果处理这件事情需要花费的时间不止2分钟，那么，你应该问一问自己，你是否就是解决这个问题的最佳人选呢？如果回答是否定的，那就干脆委托给一个合适的人员去办理。
3。延迟处理。如果处理的时间超过了2分钟，而你又恰恰是最佳人选，这时，你不得不推迟行动，把它记录在某一个或者多个“下一个行动”的清单上。
组织管理。
在工作流程图的外环中，有8个自成体系的结构，这就是你的“材料”经过加工处理以后，引导出来的提示信息和内容。综合在一起，它们就构成了一个完整的系统。这个系统可以处理你分内的工作，或者接纳随时可能增添进来的新内容。
对于那些不可能采取行动的事务来说，它们可以划分为垃圾、孵化工具和参考资料存储器。如果某件事不需要立即采取行动，你可以把它轻轻地抛进垃圾桶，或者“存入备忘录”以备日后再次评估，或者归档保存起来以便今后需要参阅时能够及时地选取。在管理那些能够解决掉的事情时，你需要一张工作任务清单、一个保存工作计划和资料的存储器或文件夹、一个日程表、一张下一步行动的提示清单，以及一张你所期待的回复信息的提示清单。
所有这些资料都应该分门别类地存放在一些棱角分明的器皿中。当我谈到“清单”时，我仅仅是指人们可以经常查阅到的某