所有这些资料都应该分门别类地存放在一些棱角分明的器皿中。当我谈到“清单”时，我仅仅是指人们可以经常查阅到的某一组提示信息。这些清单既可以保存在备忘录手册中，也可以放进计算机程序中，甚至还能够出现在那些独立收录资料的文件夹中。比如，我们可以把当前的工作清单列入每天的工作计划中，也可以使之显示在掌上电脑中“需要完成”的目录下，或者也可以在标注为“工作清单”的文件夹中找到它们。孵化器提示信息（如“3月1日后，与我的会计师联系，约定一次会面。”）既可以保存在书面形式的备忘录文件夹中，也可以存放在书面形式或者计算机程序中的日程表内。
工作任务
我是这样给工作下定义的：任何一个由几个步骤构成的我们所期待的结果。这就意味着你的“工作”清单中会出现一些相当细小琐碎的事情。而在一般的情况下，你根本不会将它们称为工作。我之所以如此下定义，其根据是：如果采取一个行动不足以完成一项工作的话，那么，你就需要在地上立起一个木桩，提醒自己还有事情尚未处理。如果你没有一个替代符号随时随地地给你提个醒，这件事情很有可能将会滑落到随机存储器里。另一种提示方法是列出一个包含着所有悬而未决问题的清单。
“工作”清单的部分范例
安排新的董事会成员研发合资生产录像机的项目
8月份的度假安排制作一个新的培训光盘
为非现场聆讯会安排人员确定明年学术研究会的日程安排
出版书籍组织一个小时左右的重要讲话
完成计算机升级演讲
更新遗嘱熟悉视频会议的操作
决定预算规程
敲定一个新产品生产线签署一个雇佣协议
了解新的联络管理软件在后院安装新的照明灯
找到《财富》杂志的再版文章与南美的代表正式建立合作关系
寻找一位公关人员制定雇员政策和工作程序
在新果园里种一些植物为起居室添置一把新的靠椅
这些工作不需要按照某一种特殊的顺序进行排列。你只需把它们列在一张主清单上，以便经常地查阅它们就足够了。这将确保你针对每一项任务制定出恰当的行动方案。
事实上，你并没有真正地动手去落实任何一项工作，只是启动了一些相关的活动。当你经历了足够多的正确步骤以后，也就顺理成章地创造出了某些局面。这些情况基本上与你最初所设想的结局相吻合，这时你就大功告成了。实际上，这个工作清单就是一个放在我们面前的各种终点线的汇编手册。它指导我们所采取的每一步行动将能够沿着正确的方向推进。
工作的辅助性资料
在工作中，你会积累大量的相关资料，希望按照主题、话题或者工作名称分别进行归纳管理，“工作”清单仅仅是一个索引。当你着手处理各种各样的工作时，你所需要的一切详情细目、计划、辅助资料都应该分门别类地存放于独立的文件夹中，也可以存入计算机的文件里、笔记本中或者活页文件夹中。
辅助性资料及参考资料的文件夹
一旦你把工作的辅助性资料按照主题或者题目分类组织整理时，你会发现，它们几乎与你的参考资料一模一样，而且也可以同参考资料一道保存在同一个系统中（例如，一个有关“婚礼”的文件可以保存在一个一般性参考资料文件夹中）。惟一的区别是，对于那些处于实施阶段的工作项目而言，我们可能需要比较频繁地查阅这些辅助性资料，以指导我们判定一切必要的行动。
通常，我建议人们在自己的视线之外保存他们的辅助性资料。如果你拥有一个运行良好的参考文件归档系统，而且随时可以调用，你就能发现，这是最为简便易行的组织管理方法。尽管也有一些时候，把资料放在你的面前，抬眼便可以看到，这种做法会更加方便快捷。特别是当你正在处理一件热门的工程时，在同一天里急切需要多次查阅这些资料，这时后一种方法便大显身手了。在这种情况下，把这类“悬而未决”的文书资料存放在伸手可及的、钢丝编制的文件筐里，或者一摞叠起堆放的抽屉中，不失为一种实用的选择。
下一步行动的种类
正如同工作流程示意图所清楚显示的那样，下一步行动的决策是最为最础、最重要的一个环节。对于每一个悬而未决的问题，下一步的举措应该都是那些可以一目了然的具体行动。
当然，你不必再去追踪任何用不了2分钟时间即可以搞定的工作，也没有必要记录已经告一段落的事情。需要紧追不放的是那些将在某一个特定时间或日期里将要发生的事情（把它们记入你的日程表中）；那些处理得越快越好的事情（把它们添加到你的“下一步行动”的清单中）；以及所有你等待其他人去办理的事情（把这些填入“等候”目录中去）。
日程表
提示信息可以分为两大类：一类是将在某一具体的日期或时间里发生的事情；另一类是应该即刻予以办理且越早动手越好的事情。第一类事情可以委托给你的日程表。
你的日程表上一般标注三种情况：
*在某一个确切的时间里采取的行动；
*在某一个确切的日期里采取的行动；
*在某一个确切的日期里将要获取的信息。
在某一个确切的时间里采取的行动
这其实是给约会起了一个花里胡哨的别名。通常情况下，如果某项工作的下一步行动是参加这个项目的一个讨论会，你只需把它标注在日程表里就足够了。
在某一个确切日期里采取的行动
一些事情需要在某一个特定的日子里搞定，但不一定非得苛求于某一个确定的时间段。也许你告诉米欧奇奥星期五会给她打电话，问问你给她的报告有没有问题。她星期四才可能拿到报告，而星期六又要出国，因此星期五是采取行动的最佳时机，而这一天中的任何时间都无关紧要。因此，只要标注在那一天的工作日历中就大功告成了。所以，拥有一个既可以记录具体时间，又可以标注具体日期的工作日程表，实在是太有用了。
在某一个确切日期里获取的信息
在日程表中，你还可以标明，在某一个特定的日子里你希望了解到哪些情况，但不一定非要采取什么行动，也许是有关安排约会的注意事项，有其他人员（家里人或员工）参与的活动，或者是某些妙趣横生的事情。同时，它也有助于记载一些短期的提示信息，如提醒自己等某些人度假回来以后，给他们打个电话等。
不再需要“每日工作”清单只有上面那三种情况才允许被记录在日程表中，其他的一概免谈！我知道，这对于传统的时间管理训练法来说，简直如同异端邪说。按照传统的时间管理方法，“每日工作”清单就是一剂百试不爽的灵丹妙药。但实际上，工作清单的收效却令人大失所望，这主要有两个原因。
具有灵活性的人是有福的，因为他们不会由于受到压力而不堪重负。
—迈克尔·麦格里菲（MichaelMcGriffy）医学博士
首先，由于新情况持续不断地产生，策略重点不断地转移，每天的工作安排也必将随之作出相应的调整。因此，事实上，人们不可能提前确定一个工作清单。制定一个工作计划作为一个参照点一般是大有益处的，但是，在任何时候，这个计划都应该可以进行调整。如果你在日程表中记下一串长长的任务，一旦无法执行，又不得不将它们的逐项内容重新抄录到另一个日期里，这未免有些令人泄气吧，同时也浪费了宝贵的时间。而我提倡使用的“下一步行动”清单包容了所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间界定的事情，而且不必每天重新标注。
第二，如果每日工作清单上的某一项工作不一定非要在这一天中完成，那么，它将起到弱化作用，对其他确确实实需要得到落实的工作产生一定的负面冲击。如果我必须在星期五给米欧奇奥打电话，因为我只有在那一天才能找到她。然而同时，我又在那一天的日程安排中挤进了其他5个电话，它们无足轻重，也不存在严格的时间限制。结果，当那一天我忙得晕头转向时，可能早就把给米欧奇奥打电话的事情抛到九霄云外了。我的大脑将不再提醒我：这个电话必须要打，否则我不可能再有其他的机会了。机不可失，时不再来，这就是该系统运作不当的典型表现。我认为，日程安排是一块神圣的领地。一旦在那里做下了标记，你就必须予以落实，或者根本不去碰它。日历上惟一允许出现的改变是，更改原定的日期。
“下一步行动”清单
你所有的行动提示信息应该记在哪里呢？应该写在“下一步行动”清单中，连同日程表一起构成每日行动管理的核心结构。
任何已经确定的、需要2分钟以上才能够解决掉的事情，以及那些无法指派其他人代理的事情都应该记录在某个地方。“给吉姆·史密斯打电话，谈谈预算会议的事情”，“给雷切尔和劳拉的母亲打电话，通知在外过夜露营的事情”，和“为年度销售会议起草计划”等。这些事情的提示信息需要在适当的目录或工作篮中加以保存，以供我们今后进行评估选择。
如果这类事情只有20或30件，那么，你完全可以把它们统统列在一个“下一步行动”清单中，你什么时候有空都可以浏览一遍。然而，对于我们大多数人而言，这个数字很可能达到50~150件。在这种情况下，把“下一步行动”清单进一步地细分不失为一个理智的做法。例如，当你手头有一部电话机时，你可以拿出一张“电话”清单，或者在每周例行会议上随身携带“工作中的主要问题”清单以便发问。
我们应该使任何事物都变得越简单越好，而不是比较简单。
—阿尔伯特·爱因斯坦
不能够立即落实的工作
如同处理那些可以立即付诸行动的工作一样，对于一些不能够立即落实的事情，你同样需要一个组织良好、自成一体的系统。这个系统可以进一步划分为三类：垃圾、孵化器和参考资料。
垃圾
垃圾都是不证自明的。把一切没有潜在行动价值或者参考价值的东西统统扔掉。如果你继续保留着这些东西并与其他的资料混为一谈，这些垃圾资料将会严重地损害这个系统的正常运转。
孵化器
除了垃圾以外，还存在其他两类情况。它们同样不必立即投入行动，但是你仍然希望保存这些材料。再重申一次，把那些不必立即付诸实施的事情与需要即刻解决的问题区分开来是至关重要的。否则，面对堆积如山的工作，你会逐渐地变得无动于衷，不知道从哪里切入，或者不知道要做些什么。
例如，当你浏览一个备忘录或者阅读一封电子邮件时，极其偶然地获得了一丝启发，你很可能会在以后的某一个时间里再着手办理，而不是现在。你希望今后能够再一次得到提醒，以便再评估日后的解决办法。比如，你的邮箱里收到一个宣传小册子，是关于当地交响乐团下一个演出季节的节目安排。你对演出的曲目颇有兴趣，但是距离演出还有4个月的时间—太遥远了，不可能立�