很多人会用名字来取邮件地址，所以在发邮件时可能会遇到两个相似的地址，比如在你的通讯录里有个叫Philip Mao的，还有个叫Philip Song的。所以，在发邮件时一定要确保你发出去的地址是正确的。
说到名字，我发现很多人的E…mail名字会起得奇奇怪怪的。如果是私人邮箱，名字奇怪点没关系，但若是工作邮箱的话，邮箱名字还是用自己的名字比较好，用中文名字的拼音，或者英文名字加上姓氏起邮件名，会给人专业的感觉，也容易让收信人记住，看到你的邮箱发来的邮件，会优先看。
第三个问题是正文写得不太规范。
很多人写邮件的时候，不写抬头，没有称谓，直接上来就一句话，最后也没有落款，让人收到邮件的时候，不清楚你到底是给谁写的邮件。比如我给茅侃侃发一个邮件，然后抄送给闫磊，我应该写清楚，侃侃，如何如何。这样无论是收信人还是抄送人大家都能清楚明了。
工作邮件还一定要做签名档，一般公司都有签名档的规范，它一般包含发件人的联系方式、公司地址、公司网站、传真、电话或者MSN、QQ等。
接着说邮件的正文，写邮件正文之前，一定要想好写这封邮件的目的是什么，不要上来就写很多无关的内容，很烦琐。如果不可避免地一定要写一封很长的邮件，也要在开头，说一声抱歉，告知收件人这封邮件有点长，希望他耐心看完。还要写一个简单的介绍，用小标题概括一下邮件的大致内容，然后再写下你的超长的正文，最后再加上落款署名。
有时候跟外企接触，就要写英文邮件。英文邮件的规范开头应该是Dear×××，写正文时加上一些简单的问候语和感谢他花时间阅读你的邮件之类的话后，你就可以有条理地将你想表达的内容罗列出来了，在每件事上还可以加上一些提示性的语言在前面，比如first of all等等。最后再祝福一下，加上工作签名。
邮件结尾落款处的签名一定要规范，这对外企很重要，给外企的签名档里除了包含上面关于签名提到的内容，最好还包含你的英文签名。
邮件最后，为表敬意可以加上适当的祝福语，如工作愉快、周末愉快等等。
邮件还有一个重要的内容就是附件。邮件服务器的主要功能一是拦截病毒，二是拦截垃圾邮件。为了不被邮件服务器当病毒将邮件拦截，可以将文件压缩成RAR文件格式再发送，无论文件是Office文档还是JPG等图片的格式。因为Office文档和JPG格式的文件容易因为携带病毒被邮件服务器拦截。如果要投递的文件是简历或文字稿件，还可以将其编辑成PDF格式。PDF文件在商业机构里被看做是一种标准的阅读模式，将文件编辑成PDF格式还可以防止Word文档被人篡改。
还要特别注意的是附件的大小。附件的大小最好控制在3兆以内。很多公司的服务器系统有屏蔽过大的附件功能。附件过大会占用对方邮件的容量，可能会引起收件人的反感，除非是对方直接要求你发到他的邮箱当中，否则不要。当你必须要发一些超大附件的时候，可以将其放在网络硬盘上或者FTP上，让对方去下载。
第四个问题是回复和转发邮件的不规范。
很多人在回复邮件的时候，不喜欢把原来的邮件加进去，这是个非常不好的习惯。回复邮件时，带上先前的邮件是非常重要的。因为邮件最大的好处，就是可以多次累积，这也是和纸质信函最大的差别。电子邮件可以把你们彼此沟通的所有记录进行存档，所以回复邮件的时候，尽量带着原始邮件。
在回复邮件的时候，尽量给事情的相关人员全部回复，除非对方明确了这个问题只能一对一地沟通。正常来讲，回复邮件还是要给相关人员都回复，让所有知道这件事情的人都知道事情的进展，这是对他人的一种尊重。
第五个问题是回复邮件不及时。
很多人回复一个邮件需要很长时间。同事或客户给你发的邮件，你本来只需要花几分钟的时间就能回复的，却非要拖上一两天，这对于发件人是不尊重的。即使收到邮件时，你在忙于处理别的事情，也要尽快回复。
第六个问题是邮件保存的问题。
邮件是客户之间沟通的主要工具，承载着交流的重要文件，所以应该将重要的邮件及时保存，比如将它们备份到硬盘上，或者将它们刻盘保存，以防因为电脑损坏波及邮件的安全。之前我的公司就发现这种情况。员工机器损害导致之前沟通的邮件全丢失，邮件里包括了跟客户沟通达成的约定，由于约定并没有写到协议里。他们认为大家既然达成了共识，就需要文字性的东西来说明，必须有证据在。而我们却没有邮件作证明，也因此我们和客户出现了一些误会。
第七个问题是选择邮箱时不要选择个人邮箱。
在通过邮件进行商业沟通时，最好选用公司邮箱，除非本公司的邮件服务器坏了，否则不要使用个人免费邮箱，像126、163等邮箱。即使使用126、163等邮箱，也尽量选用收费的部分。这样被当做垃圾邮件打回来或者直接被服务器处理成垃圾邮件的几率要小一些。通常那些垃圾广告邮件，都是免费邮箱。正因为它们免费，才会有很多人使用它四处投递做广告，所以很多公司的邮件服务器系统会自动屏蔽掉这些地址的邮件。所以，你使用这些免费邮箱，就有可能被当做垃圾邮件处理掉。
在邮箱选择上，我比较推荐使用Outlook，它能够把所有的附件甚至整个邮件打包，如果我没有记错，Outlook可以支持高达4G的容量。当邮件累积到4G的时候，它会自动帮你存档。Outlook还提供定时自动存档的功能，比方说你定期将邮件存档，比如每周一或者是每月的1号，可以指定保存到哪个硬盘上。这些功能都有利于邮件的保存。
Outlook的功能很强大，它不仅可以收发邮件，还含有日历、日志等工具，很受办公人士推崇。
Fox mail邮箱也比较好用。它有很强大的邮件服务器远程管理功能，用户可以直接联络到服务器，还可以直接在服务器上将过大的邮件删除掉，而并不是等接收到本地再删除。
另外就是苹果电脑提供的Mail邮件系统，非常好用。
电话也是商务沟通的重要工具，我们很多时候沟通都是通过电话来完成的，商务电话沟通不同于私人煲电话粥，有着特有的规范。
第一，商务沟通时尽量使用办公室电话，少用手机。
公司很忌讳打私人电话的。如果必须要打，最好到非办公区域，否则对别人会造成影响，虽然大家都很喜欢听八卦的事情。所以，选用电话进行工作沟通时，首选应该是公司座机，实在有急事无法通过座机找到人时，再选择手机。
第二，打电话沟通商务，最好不要占用对方的私人时间。
除了朝九晚五的工作时间外，其余时间都属于私人时间。很多人在私人时间是不接电话的，如果此时有突然情况，需要打电话给对方，就需要给对方发信息。如果是发信息不能说明白的事情，也要征询一下对方现在方便吗，可以给他打电话吗。
第三，拨通电话后的讲话规范。
在给客户打电话的时候，要先自报家门，告诉对方你是谁，比如我打商务电话时会说，喂，您好，我是某某公司的茅侃侃。不能一张嘴就说要找谁谁谁，说了半天人家也不知道你到底是谁，这是很没礼貌的表现。
自报家门后，你就可以直接切进主题了，告诉对方你因为什么事找人家干什么的。在沟通的过程中要简单明了，不要说一些无关紧要的废话。这一点跟谈恋爱不一样，谈恋爱时说废话可以增进感情。
在电话沟通时，因为不像面对面沟通，可以给对方展示很多肢体语言、面部语言，电话沟通你的表情和动作对方都看不到，所以打电话时要清楚准确地进行表达，不能含糊其辞。要清楚明了地回复对方，在接收到对方信息后，要说好的，我知道了，明白谢谢等等明确表达你态度的词语，而不是用嗯嗯啊啊等词语回应对方。
甚至于必需的话，你还要重复对方的话：您的意思是这样的吗？您的意思是不是这样？以确保你正确理解了对方的话。这样会让对方更加愿意跟你沟通。
最后应该感谢人家，“好，谢谢你，咱们下次再联络。”然后要等对方先挂断电话，你再挂。
STORY 6 老板，我出台去了！——工作中的那些应酬
有时你需要和客户一起吃饭，和他们一起参加聚会，甚至是跟他们一起去夜总会，这种情况下的见面，你也需要了解一些规则和技巧，这些规则和技巧被我戏称为“商业潜规则”。
前文已经提过，虽然很多时候见面沟通需要的成本更多，但是很多时候还是会选择见面沟通，而不是用邮箱和电话这些工具来沟通，因为见面沟通能通过观察对方的肢体语言获得更多的信息，并且见面时谈的问题会更深入。
不仅打商业电话和发商业邮件有要注意的行为规范，面对面进行商业沟通也需要技巧和一些行为规范。
首先，进行商务沟通和会晤需要注意着装。商业沟通时穿衣服不一定都要像保险公司要求的一样穿西服打领带，但也不要过于随意，无论是男性还是女性，商业谈判时着装都要遵守几个简单的要求，首先不能穿无领无袖无肩膀的；夏天不能穿短裤；鞋子不能穿露脚指头和露脚跟的；拖鞋，无论皮拖，木屐还是人字拖，一律不能穿。
是否穿袜子，这一条国内的商务人士之间交流倒没什么要求，但是涉及国际商务时，最好穿袜子，因为穿袜子对于外籍人士来说，是一项基本的礼貌。西方的传统观念认为，让别人看到自己的脚指头是不礼貌的，所以就算夏天穿凉鞋的时候，见外籍商务人士时，最好也要穿上袜子。
商务谈判时最好不要穿看起来比较奇怪的衣服，比如军大衣就不太适合在商业会谈中穿。谈判时的衣着颜色最好选择比较稳重、素雅的，因为这种类型的颜色会给人工作严谨的印象。
其次，商业谈判和会晤中注意眼光的落点。在与人交谈时，最好将眼神落在对方鼻子或嘴上，看着对方的鼻子，会给人不卑不亢的感觉；看着对方的嘴，会让人觉得你更谦和，而且对方在说话的时候，嘴部往往会有些小动作，透漏出不易察觉的信息。
跟人谈话时，也可以看对方的眼睛，西方人说话时习惯盯着对方眼睛看，但是对于我们保守的东方人来说，看眼睛有一个问题，当你看对方眼睛的时候，如果你的眼神比较犀利，对方容易感觉到压力，就是俗话说把人看毛了。
对于经常出现在舞台上的演艺人员，当在舞台上表演时，他们最后将眼神落脚在舞台最远处。这个道理也适用在和客户开会的场合，如果你和你的20个客户在会议室里开会，当你向他们做演示时，你的眼睛最好看会议室的尽头，也可以是坐得最远的客户，这样可以引导他跟你交流，因为他坐得最远，如果他听不清楚会让你有意识地提高音量，这样所有的客户都能听到你讲话了。但是一般离你比较近的是领导，所以在演示过程中，一些重点部分需要确认的时候，要把你的眼神落在领导身上，也是示意领导这部分的内容是重点，是需要注意的地方。
最后，谈判时要注意语言�